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Die Sanktionslistenprüfung von Mitarbeitern

EU- und datenschutzrechtliche Aspekte. Mitspracherechte des Betriebsrates.

Im Rahmen der Terrorismusbekämpfung und zur Unterbindung der Finanzierung terroristischer Aktivitäten ist jedes Unternehmen verpflichtet, seine Mitarbeiterdaten regelmäßig mit den Sanktionslisten der Europäischen Union abzugleichen. Sanktionslisten verzeichnen Personen, die Verbindungen zu einer Terrororganisation unterhalten oder von einer Embargo-Maßnahme betroffen sind.


Warum sollten Sie die Mitarbeiterdaten regelmäßig mit Sanktionslisten abgleichen?

Nach den Anschlägen vom 11. September 2001 wurden europaweite Anti-Terror-Verordnungen erlassen. Seitdem stellen diverse EU-Richtlinien (u.a. EG-VO 2580/2001, EU-VO 881/2002, EU-VO 753/2011) geschäftliche Beziehungen mit Angehörigen oder Helfern von Terrororganisationen unter Strafe: Es gilt das sogenannte Bereitstellungsverbot. Dieses besagt, dass in den Sanktionslisten aufgeführten Personen keine finanziellen Mittel zur Verfügung gestellt werden dürfen.

Um Geschäftsbeziehungen mit auf den Sanktionslisten geführten Personen auszuschließen, sollten Unternehmen ein regelmäßiges Sanktionslistenscreening ihrer Mitarbeiter durchführen. Denn: Sobald eine monatliche Gehaltszahlung an einen gelisteten Mitarbeiter geleistet oder ein Dienstwagen zur Verfügung gestellt wird, kommt es zu Verstößen gegen die EU-Richtlinien. Auch, wenn das Unternehmen von der Listung nichts wusste, muss es bei Unterhaltung einer Arbeitgeber-Arbeitnehmer-Beziehung mit hohen Bußgeldern und anderen Strafen rechnen. Daneben können Verstöße der Reputation des Unternehmens nachhaltig schaden und Umsatzeinbußen bedeuten.

Mit einem regelmäßigen Abgleich der Mitarbeiterdaten erhalten Unternehmen rechtzeitige Kenntnis von Verstößen gegen die EU-Richtlinien und können Verstöße gegen das Bereitstellungsverbot umgehen.

Einige Unternehmen – z. B. in Deutschland ansässige Tochterunternehmen US-amerikanischer Konzerne oder sonstige Firmen mit Geschäftsbeziehungen in die USA bzw. Firmen, die in den Geltungsbereich der US-Sanktionslisten fallen – prüfen zusätzlich zu den EU-Sanktionslisten auch die US-amerikanischen Listen (Erfahren Sie, ob Sie auch US-Sanktionslisten überprüfen müssen). Damit schließen sie auch Sanktionen seitens der USA aus.

Durchzuführen ist eine Sanktionslistenprüfung sowohl bei vorhandenen Arbeitnehmern als auch bei

  • Bewerbern
  • Praktikanten
  • freien Mitarbeitern
  • Zeitarbeitnehmern

  • Wann sollten Sie die Mitarbeiter überprüfen?

    Grundsätzlich ist in Unternehmen keine „Rasterfahndung” zulässig. Regelmäßige Sanktionslistenscreenings sind aufgrund der europäischen Richtlinien aber durchzuführen.

    Unternehmen können selbst entscheiden, ob sie den Datenabgleich an einen bestimmten Zeitpunkt – z. B. eine Neueinstellung – binden oder ihn in regelmäßigen Abständen durchführen. Da die Listen aber regelmäßig (mehrmals pro Woche) aktualisiert werden, empfiehlt sich eine automatische Prüfung, da ansonsten aktuelle Sanktionen nicht berücksichtigt werden und somit Verstöße gegen diese zu befürchten sind.


    Was tun bei positivem Ergebnis?

    Ergibt die Sanktionslistenprüfung, dass einer der Mitarbeiter auf einer Sanktionsliste geführt ist, sollten Unternehmen nicht vorschnell handeln, sondern eine gründliche Aufklärung betreiben. So bedeutet Namensgleichheit nicht automatisch, dass dieselbe Person gemeint ist. Geburtsdatum oder Geburtsort können dann für Aufklärung sorgen.

    Ist keine Aufklärung möglich oder ist der Verdacht bestätigt, müssen Unternehmen die zuständige Behörde – z. B. das Finanzservicezentrum der Deutschen Bundesbank oder das Bundesamt für Wirtschaft und Ausfuhrkontrolle (BAFA) – informieren. Dieses führt weitere Abgleiche durch und teilt dem Unternehmen anschließend das Ergebnis mit.

    Steht ohne Zweifel fest, dass der Mitarbeiter auf einer Sanktionsliste genannt ist, sind verschiedene Rechtsfolgen denkbar:

    • Einfrierung von Geldzahlungen
    • Freistellung des Arbeitnehmers
    • Beantragung einer Ausnahmegenehmigung

    • Hat der Betriebsrat Mitbestimmungsrechte bei der Sanktionslistenprüfung?

      Lange war es rechtlich umstritten, ob der Betriebsrat bei der Überprüfung der Mitarbeiter Mitspracherechte nach § 87 I Nr. BetrVG hat und sich gegen die Nutzung eines automatisierten Sanktionslistenscreenings aussprechen kann. Diese Unsicherheiten hat das Bundesarbeitsgericht in seiner Entscheidung vom 19. Dezember 2017 (1 ABR 32/16) aus dem Weg geräumt: Gemäß § 87 I Nr. 6 BetrVG bejaht das Gericht Mitbestimmungsrechte des Betriebsrats, wenn über die Anwendung technischer Lösungen beraten wird, die das Verhalten und die Leistung von Mitarbeitern überwachen.

      Der automatisierte Mitarbeiterabgleich mit Sanktionslisten allerdings ist nicht dazu bestimmt, das Verhalten oder die Leistung der Mitarbeiter zu testen. Unternehmen erhalten lediglich Informationen darüber, ob einer ihrer Mitarbeiter von einem sanktionslistenrechtlichen Verbot betroffen ist. Entsprechend verfügt der Betriebsrat über keinerlei Mitbestimmungsrechte beim Thema Sanktionslistenprüfung.


      DSGVO & Datenschutz

      Die Privatsphäre des Einzelnen ist im deutschen Rechts- und Wertesystem ein hohes Gut. Beschäftigte fühlen sich deshalb durch die Sanktionslistenprüfung oftmals unter einen „Generalverdacht” gestellt und in ihren Persönlichkeitsrechten verletzt. Tatsächlich ist eine Verwendung persönlicher Daten der Beschäftigten unzulässig, sofern Sie ohne Rechtsgrundlage erfolgt.

      Im Falle der Sanktionslistenprüfung aber existiert in Gestalt der EU-Richtlinien eine hinreichende Rechtsgrundlage. Diese gilt in jedem EU-Mitgliedstaat verbindlich, gibt den Unternehmen aber keine „Generalvollmacht” zur Verwertung der Mitarbeiterdaten. Da viele EU-Sanktionslisten maximal

      • Vor- und Nachnamen,
      • Angaben über Titel (z. B. Dr. oder Prof.),
      • Geburtsdatum,
      • Geburtsort und
      • Staatsangehörigkeit

      erfassen, sind keine weiteren personenbezogenen Daten in das Sanktionslistenscreening einzubeziehen. Beispielsweise wäre die Wohnadresse in einigen Sanktionslisten nicht zu finden (vgl. EU-VO 753/2011) und eine Einbeziehung daher datenschutzrechtlich unzulässig. easycompliance prüft Mitarbeiterdaten ausschließlich anhand des Vor- und Nachnamens. Weitere personenbezogene Daten werden nicht in die Prüfung einbezogen und auch nicht gespeichert, sodass keinerlei datenschutzrechtliche Bedenken bestehen. Sollten jedoch Treffer identifiziert werden, erhalten Sie natürlich alle Informationen, die auf den Sanktionslisten verzeichnet sind, also auch Adressen, sofern vorhanden.

      Führt ein deutsches Unternehmen zusätzliche Abgleiche mit US-amerikanischen Listen durch, benötigen sie jedoch die Einwilligung der betroffenen Mitarbeiter, denn: Amerikanische Gesetze gelten nicht in Deutschland und bieten damit keine hinreichende Rechtsgrundlage für Eingriffe in die Persönlichkeitsrechte.


      Mitarbeiter erfolgreich überprüfen mit easycompliance

      Unterschätzt ein Unternehmen die Wichtigkeit eines regelmäßigen Sanktionslistenscreenings und klammert es seine Mitarbeiter dabei aus, handelt es grob fahrlässig und riskiert strafrechtliche Sanktionen.

      Da ein regelmäßiger Abgleich der Mitarbeiterdaten mit den ständig aktualisierten Sanktionslisten viel Zeit in Anspruch nimmt und zusätzlichen Arbeits- und Verwaltungsaufwand bedeutet, ist eine einfache und automatisierte Lösung gefragt. Diese kann easycompliance Ihnen bieten: Mit Hilfe unserer onlinebasierten Prüfung werden sämtliche Mitarbeiterdaten regelmäßig und automatisch mit den Sanktionslisten abgeglichen – Sie bleiben immer auf dem neusten Stand und verpassen keine wichtige Aktualisierung mehr. Dabei verringert sich Ihr Arbeitsaufwand erheblich. Maßnahmen müssen Sie nur noch ergreifen, wenn es Treffer gab und easycompliance Sie darüber informiert. Gibt es keinerlei Treffer, können Sie sich voll und ganz auf Ihre Unternehmensziele konzentrieren.

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