PEP-Prüfung: Politisch exponierte Personen sicher identifizieren

Die Überprüfung auf politisch exponierte Personen (PEPs) ist in einer global vernetzten Wirtschaftswelt ein zentraler Bestandteil moderner Compliance-Strategien. Der Begriff „Politisch exponierte Personen“ umfasst hochrangige Amtsträger, Regierungs- und Staatschefs, Minister, Parlamentsmitglieder und leitendes Personal staatlicher Organe bis hin zu Familienangehörigen und engen Vertrauten dieser Personen. Auch wenn die EU-Entscheidung C/2023/724 sowie andere Rechtsquellen wie das Geldwäschegesetz (GwG) klare Richtlinien zur Identifizierung von PEPs vorgeben, fehlt es an einer offiziellen, staatlich herausgegebenen Liste mit konkreten Namen. Stattdessen sind Unternehmen auf eigene Maßnahmen angewiesen, um PEP-Status und damit verbundene Risiken zuverlässig festzustellen.

Diese Aufgabe ist hochsensibel. Politisch exponierte Personen verfügen über einflussreiche Ämter und weitreichende Befugnisse, was sie anfälliger für Korruption, Geldwäsche, Bestechung oder Terrorismusfinanzierung machen kann. Wird im Nachhinein festgestellt, dass ein Geschäftspartner als PEP in kriminelle Handlungen verstrickt ist, gerät das Unternehmen selbst schnell in den Fokus von Ermittlungen. Eine gründliche und regelmäßige PEP-Prüfung ist daher unerlässlich, um Haftungsrisiken, Reputationsschäden und hohe Geldbußen zu vermeiden.

Entscheidend ist, dass nicht nur die eigentlichen Amtsträger selbst als PEP gelten, sondern auch deren unmittelbares Umfeld. Ehe- und eingetragene Lebenspartner, Kinder, Schwiegerkinder, Eltern, Geschwister sowie Personen, die in einer besonders engen, öffentlich bekannten Verbindung zur PEP stehen, sind ebenfalls in die Prüfung einzubeziehen. Dies erhöht die Komplexität einer manuellen Prüfung erheblich. Ohne spezialisierte Hilfe ist es für viele Unternehmen kaum möglich, stets den Überblick zu behalten – erst recht nicht, wenn sie international agieren und eine Vielzahl von Geschäftskontakten pflegen.

Warum existieren keine offiziellen, öffentlich zugänglichen PEP-Listen?

Eine häufige Frage lautet: Warum stellt die EU oder ein anderer Staat keine öffentliche Liste aller PEPs zur Verfügung? Dies hat mehrere Gründe. Zunächst wäre eine amtliche Namensliste mit hohen datenschutzrechtlichen und persönlichen Risiken verbunden. Das Recht auf Privatsphäre und der Schutz von Persönlichkeitsrechten würden verletzt, wenn Personen allein aufgrund ihres öffentlichen Amtes auf einer solchen Liste stehen. Zudem ändern sich öffentliche Ämter laufend, Neubesetzungen finden statt, Mandate enden und neue Verantwortungsbereiche entstehen. Eine statische Liste wäre schnell veraltet und unvollständig.

Darüber hinaus vermeiden Staaten bewusst die Veröffentlichung namentlicher PEP-Register, um Stigmatisierungen und Missbrauch zu verhindern. Die EU-Entscheidung C/2023/724 sowie vergleichbare internationale Regelwerke setzen auf übergeordnete Kriterien und Leitlinien statt auf personenbezogene Daten. Unternehmen sind somit gefordert, eigene Prozesse und Systeme einzurichten, um PEPs selbständig zu identifizieren. Dieser Ansatz ist im globalen Vergleich üblich: Auch in anderen Staaten gibt es keine offiziellen PEP-Listen, auf die man einfach zugreifen könnte.

Die Rolle der EU-Entscheidung C/2023/724

Die EU-Entscheidung C/2023/724 ist ein Beispiel für den regulatorischen Rahmen, in dem Unternehmen agieren. Sie konkretisiert bestehende EU-Richtlinien zur Geldwäschebekämpfung und schafft einheitliche Standards. Allerdings macht auch diese Entscheidung klar, dass keine zentralen Listen der PEPs zur Verfügung gestellt werden. Stattdessen werden Kriterien sowie Sorgfaltspflichten definiert. Unternehmen müssen prüfen, ob ein potenzieller Geschäftspartner eine politisch exponierte Person ist, bevor Geschäfte aufgenommen oder fortgesetzt werden.

Die Konsequenz ist eindeutig: Wer seinen Pflichten nicht nachkommt, setzt sich erhöhten Risiken aus. Nicht nur drohen Geldbußen, sondern auch strafrechtliche Konsequenzen oder der Verlust von Reputation und Kundenvertrauen. Unternehmen müssen also von sich aus aktiv werden und entsprechende Mechanismen implementieren, um laufend zu überprüfen, ob Geschäftspartner als PEPs einzustufen sind.

Wer muss eine PEP-Prüfung durchführen?

Die PEP-Prüfung gehört zu den erhöhten Sorgfaltspflichten, die sich aus dem Geldwäschegesetz (GwG) und ergänzenden EU-Richtlinien ergeben. Besonders stark betroffen sind Unternehmen aus Branchen mit höherem Geldwäscherisiko – dazu zählen Finanzinstitute, Banken, Versicherungen, Zahlungsdienstleister, aber auch Immobilienmakler oder bestimmte Güterhändler. Wann genau geprüft werden muss, variiert je nach Branche und Risikoprofil. So müssen Immobilienmakler etwa Käufer und Verkäufer von Objekten prüfen, sobald ein ernsthaftes Kaufinteresse vorliegt.

Unternehmen, die bei ihren Geschäftspartnern regelmäßig auf politisch exponierte Personen stoßen könnten, sind zu einer besonders intensiven Prüfung verpflichtet. Ein bloßes Nachfragen beim Vertragspartner reicht dabei oft nicht aus, denn PEPs müssen nicht immer offensichtlich als solche in Erscheinung treten. Eine effektive PEP-Prüfung sollte deshalb durch ein automatisiertes, zuverlässiges System erfolgen, das Informationen aus einer Vielzahl qualifizierter Datenquellen zusammenführt.

Was geschieht bei einem positiven PEP-Treffer?

Stellt ein Unternehmen fest, dass ein Geschäftspartner als PEP einzustufen ist, bedeutet dies zunächst nicht, dass die Geschäftsbeziehung sofort beendet werden muss. Allerdings müssen nun erhöhte Sorgfaltspflichten angewendet werden. Das Unternehmen sollte zum Beispiel:

• Sämtliche Transaktionen mit der PEP sorgfältig und lückenlos dokumentieren.
• Regelmäßig persönliche Gespräche oder Meetings mit der PEP führen, um den Geschäftszweck zu verstehen und die Legitimität der Vermögensherkunft zu prüfen.
• Bei auffälligen Geldströmen oder verdächtigen Umständen gegebenenfalls Verdachtsmeldungen an die zuständigen Behörden (etwa die Financial Intelligence Unit) erstatten.

Kommt der PEP seiner Mitwirkungspflicht nicht nach und verweigert beispielsweise Auskünfte über die Herkunft von Geldern, ist Vorsicht geboten. Solche Situationen erfordern ein strenges Risikomanagement. Setzen sich Zweifel fest, kann es ratsam sein, die Geschäftsbeziehung zu beenden oder gar eine Verdachtsmeldung zu erstellen. Der Schutz des Unternehmens vor rechtlichen Konsequenzen sowie die Wahrung eines sauberen Geschäftsumfelds haben oberste Priorität.

Warum eine softwaregestützte PEP-Prüfung unverzichtbar ist

Angesichts des internationalen Charakters vieler Geschäftsbeziehungen und der enormen Anzahl potenzieller PEPs, ist eine manuelle Prüfung kaum mehr durchführbar. Hier setzt easycompliance an und bietet die Möglichkeit, mehr als 1,15 Millionen PEP-Datensätze vollautomatisch mit Ihren Kunden- und Mitarbeiter- und Lieferantendaten abzugleichen. Dies hat mehrere entscheidende Vorteile:

• Aktuelle Datenbasis: Eine professionelle PEP-Datenbank wird kontinuierlich gepflegt und erweitert. Dadurch entgehen Ihnen keine neuen Einträge oder Änderungen, etwa wenn politische Ämter neu besetzt werden.
• Zeit- und Kosteneffizienz: Während manuelle Prüfvorgänge Ressourcen binden, übernimmt die Software den Großteil der Arbeit vollautomatisch. Ihr Compliance-Team kann sich auf die Bewertung der Treffer konzentrieren, statt Daten zu sammeln und zu sichten.
• Rechtssicherheit und Compliance: Mit einer umfassenden Lösung, die auf die Vorgaben von EU-Entscheidungen wie C/2023/724 abgestimmt ist, reduzieren Sie das Risiko von Verstößen gegen Geldwäschegesetze.
• Skalierbarkeit: Egal ob Sie ein mittelständisches Unternehmen sind oder weltweit agieren: Die Software prüft jede beliebige Anzahl an Geschäftskontakten in Echtzeit, ohne dass Ihr manueller Aufwand steigt.

Durch den Einsatz von easycompliance können Sie sicherstellen, dass Sie stets den aktuellen Rechts- und Informationsstand abbilden. Selbst bei stark wachsender Anzahl von Geschäftspartnern oder in Zeiten politischer Umbrüche, in denen neue PEPs an die Macht kommen oder bisherige ihr Amt niederlegen, bleibt Ihre PEP-Prüfung effektiv und zuverlässig.

PEP-Prüfungen als essenzieller Baustein moderner Compliance

Eine ordnungsgemäße PEP-Prüfung ist heute ein Muss für jedes Unternehmen, das mit sensiblen Finanzströmen in Berührung kommt. Die EU-Entscheidung C/2023/724 und das Geldwäschegesetz bilden einen klaren Rechtsrahmen, innerhalb dessen Unternehmen eigenverantwortlich tätig werden müssen. Offizielle PEP-Namenslisten von staatlicher Seite werden nicht bereitgestellt, um Datenschutz und Persönlichkeitsrechte zu wahren.

Umso wichtiger ist es, auf die bewährten Prüfroutinen von easycompliance zu setzen, um eine umfassende PEP-Prüfung sicherzustellen. So identifizieren Sie politisch exponierte Personen schnell, automatisiert und rechtssicher. Sie minimieren nicht nur das Risiko von Geldwäsche, Korruption und Terrorismusfinanzierung, sondern sichern sich auch langfristig Ihre Reputation und wirtschaftliche Stabilität.

Häufige Fragen zur PEP-Prüfung