Die Sanktionslistenprüfung

Die Pflicht zur Sanktionslistenprüfung stellt Unternehmen vor große Herausforderungen: Weltweite Anti-Terrorismusverordnungen stellen geschäftliche Kontakte mit Personen und Personenvereinigungen unter Strafe, die Verbindungen zu einer Terrororganisation unterhalten oder von einer Embargo-Maßnahme betroffen sind. Ebenso ist vom Handel mit Waren abzusehen, die in einer güterbezogenen Sanktionsliste aufgeführt sind. Verstößt ein Unternehmen dagegen und führt keine regelmäßige Sanktionslistenprüfung durch, kann es sanktioniert werden und macht sich strafbar.

Warum muss ich eine Sanktionslistenprüfung durchführen?

Im Rahmen der Terrorabwehr ist es Unternehmen verboten, geschäftliche Kontakte zu Organisationen oder Personen zu unterhalten, die von einer Sanktionsliste erfasst sind.

Die Sanktionsliste ist ein offizielles Verzeichnis, in dem Personen, Gruppen, Organisationen oder wirtschaftliche Güter vermerkt sind, von denen Terrorgefahr ausgeht. Dabei unterscheidet man:

• Personen- und organisationsbezogene Sanktionslisten
• Güterbezogene Sanktionslisten

Personen- und organisationsbezogene Sanktionslisten verhindern die Finanzierung und Vorteilsverschaffung des Terrorismus und unterstützen Embargos.

Eine güterbezogene Sanktionsliste (auch: Güterlisten) beinhaltet Waren und Produkte, die z. B. von speziellen Einfuhrzöllen oder Exportbeschränkungen betroffen sind. Exportbeschränkungen gelten u. a. für Dual-Use-Güter, die sowohl für private als auch für militärische Zwecke nutzbar sind.

Verstößt ein Unternehmen gegen die internationalen Anti-Terror-Bestimmungen – z. B. indem es terroristische Organisationen beliefert oder Exportbeschränkungen missachtet – riskiert es strafrechtliche Sanktionen. Mögliche Sanktionen:

• Geldstrafe ab 500.000 €
• Freiheitsstrafe bis zu 15 Jahren

Daneben sind – wenn die Verstöße an die Öffentlichkeit gelangen – Reputationsschäden, Absatzschwierigkeiten und wirtschaftliche Einbußen denkbar. Für eine Strafe genügt es, wenn das Unternehmen fahrlässig handelt. Um derartige Verfehlungen von Beginn an auszuschließen, empfiehlt sich der regelmäßige Abgleich von Mitarbeiter- und Kundendaten sowie Handelsgütern mit der relevanten Sanktionsliste.

Die Sanktionsliste: Das ist relevant

Es existieren zahlreiche verschiedene Sanktionslisten. Grundlage ist die vom UN-Sicherheitsrat erarbeitete UN-Sanktionsliste: Die darauf verzeichneten Personen und Organisationen sind von allen Mitgliedsstaaten der UN zu meiden.

Auf EU-Ebene gelten zudem europäische Sanktionslisten, welche die Einträge der UN-Sanktionsliste übernehmen. Daneben führen einige Staaten auf Grundlage internationaler Register eigene Sanktionslisten, z. B.:

• Großbritannien
• USA
• Japan
• Schweiz

Welche Sanktionslisten für welche Unternehmen relevant sind, ergibt sich meist aus der wirtschaftlichen Ausrichtung des Unternehmens bzw. dem rechtlichen Geltungsbereich der Listen. Operiert ein Unternehmen z. B. ausschließlich innerhalb Europas und unterhält keine Geschäftsbeziehungen nach Japan oder in die Schweiz, sind deren Sanktionslisten zu vernachlässigen.

Für weitere Informationen lesen Sie unseren Beitrag „Welche Sanktionslisten müssen geprüft werden?".

Wer muss die Sanktionslistenprüfung vornehmen?

Grundsätzlich gilt: Die Pflicht zur Sanktionslistenprüfung liegt nicht ausschließlich bei der Geschäftsführung, sondern ist von jeder Abteilung gleichermaßen voranzutreiben – besonders von Buchhaltung, Vertrieb, Service und Personalabteilung.

So ist die Buchhaltung angehalten zu kontrollieren, ob Zahlungen an Personen oder Organisationen geleistet werden, die einer Sanktionslistenprüfung nicht standhalten. Der Vertrieb muss sich bei jedem Geschäft rückversichern, dass keine Übereinstimmung mit einer Sanktionsliste besteht. Der Service muss kontrollieren, dass sanktionierte Personen und Unternehmen nicht von Gewährleistungs- oder Wartungsansprüchen profitieren. Auch die Personalabteilung sollte bestehende Mitarbeiter und Bewerber regelmäßig einer DSGVO-konformen Mitarbeiterprüfung unterziehen.

Die Durchführung der Sanktionslistenprüfung

Sanktionslisten werden mehrmals in der Woche durch die zuständigen Behörden aktualisiert. Somit genügt es nicht, vorhandene Daten nur einmalig zu prüfen – es braucht einen regelmäßigen Abgleich.

Die zeitlichen Abstände kann das Unternehmen grundsätzlich frei festlegen. Da sich die Sanktionslisten oft kurzfristig und unregelmäßig aktualisieren, empfiehlt sich ein lückenloser und vor allem automatischer Abgleich. Dieser ist mit einer onlinebasierten Software besser realisierbar als ein händisches Verfahren, das aufgrund der Vielzahl von Sanktionslisten einen immensen Aufwand bedeuten würde.

Was man bei einem positiven Ergebnis tut

Verlief die Sanktionslistenprüfung ohne Treffer, bleibt nichts weiter zu tun. Gab es jedoch ein positives Ergebnis und hält ein Geschäftspartner oder Mitarbeiter der Prüfung nicht stand, schließen sich weitere Schritte an.

Zunächst ist eine gründliche Aufklärung des Treffers nötig, denn Namensgleichheit bedeutet nicht automatisch Personengleichheit. Für Aufklärung sorgen z. B. Geburtsdatum, Geburtsort oder Sitz der Organisation – diese Daten finden sich i. d. R. in den Detaileinträgen der Sanktionslisten.

Kommt das Unternehmen bei der Aufklärung nicht voran oder erhärtet sich der Verdacht, ist die zuständige Behörde einzubeziehen, z. B.:

• Finanzservicezentrum der Deutschen Bundesbank
• Bundesamt für Wirtschaft und Ausfuhrkontrolle (BAFA)

Die Behörde führt weitere Abgleiche durch und informiert das Unternehmen über das Endergebnis. Bestätigt sie den Verdacht, sind laufende Geldzahlungen unverzüglich einzufrieren und geschäftliche Beziehungen augenblicklich zu beenden.

Probleme bei der Sanktionslistenprüfung

Während der Sanktionslistenprüfung können zahlreiche Probleme auf Unternehmen zukommen:

• Die Prüfung beansprucht zu viel Zeit und Arbeitskraft.
• Antiterrorismusverordnungen sind komplex und kompliziert.
• Verpasste Aktualisierungen führen zu rechtlichen Konsequenzen.
• Ergebnisse könnten falsch interpretiert werden.
• Lückenhafte oder unvollständige Einträge erschweren die Prüfung.
• Neben EU-Sanktionslisten können weitere nationale Listen (z. B. US-Listen) relevant sein.

Unsere Lösung: Sanktionslistenprüfung mit easycompliance

Wer die Wichtigkeit einer regelmäßigen, gründlichen Sanktionslistenprüfung unterschätzt und Geschäftskontakte nicht abgleicht, handelt grob fahrlässig. Strafrechtliche Sanktionen, Reputationsschäden und wirtschaftliche Einbußen können die Folge sein.

Damit Sie weder Sanktionen fürchten noch erheblichen Aufwand investieren müssen, lohnt sich eine einfache, automatisierte Lösung. Ihre Vorteile auf einen Blick:

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Gab es Treffer, werden Sie von easycompliance darüber und über das weitere Vorgehen informiert. Gab es keine Treffer, können Sie sich voll auf Ihren Unternehmensalltag und Ihre Geschäftsziele konzentrieren.

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Häufige Fragen zur Sanktionslistenprüfung